Informativa Privacy

INFORMATIVA AI CLIENTI PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, recante disposizioni a protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (di seguito anche solo il “GDPR”) e dell’art.13 del Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003, come modificato e integrato dal Decreto Legislativo del 10 agosto 2018, n.101 contenente disposizioni per l’adeguamento alla normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche solo il “Codice Privacy”), qui di seguito, Le forniamo l’informativa riguardante il trattamento dei Suoi dati personali che sarà effettuato dalla Auxilia Finance S.p.A., con sede legale in Roma, Via Cesare Beccaria, 16, C.F. e P. Iva 11039431009 ed iscritta al Registro delle Imprese di Roma al n.° 1274606 (di seguito anche solo la “Auxilia” e/o “Società”) nell’ambito del rapporto commerciale in essere tra Lei e Auxilia (di seguito il “Contratto”).

Per dato personale si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (ai sensi dell’art. 4 n. 1) del GDPR).

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è Auxilia Finance S.p.A., con sede legale in Roma, Via Cesare Beccaria, 16, C.F. e P. Iva 11039431009 ed iscritta al Registro delle Imprese di Roma al n.° 1274606; telefono: +39 06 95944950; fax: +39 06 97998522; e-mail: e-mail: [email protected] – pec: [email protected]

2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

2.1. Dati personali forniti da Lei direttamente

Nell’ambito dei processi aziendali che comportano il trattamento dei Suoi dati personali, potranno essere trattati i seguenti dati personali, forniti da Lei direttamente all’atto dell’instaurazione del Contratto o nel corso del medesimo ed in particolare dati identificativi: nome e cognome, nome dell’azienda di appartenenza, ruolo aziendale, telefono, e-mail, codice fiscale, passaporto, carta di identità, dati relativi alla Sua situazione economica (buste paga, estratto conto etc.), dati relativi al Suo nucleo familiare, dati relativi ai Suoi immobili.

2.2 Dati personali raccolti da Auxilia tramite sistemi di videosorveglianza per la gestione della sicurezza aziendale

Nell’ambito del rapporto commerciale è inoltre possibile che la Società tratti dati personali tramite dispositivi di sicurezza aziendale (videosorveglianza) e/o tramite strumenti informatici e/o servizi applicativi aziendali: immagini raccolte tramite sistemi di videosorveglianza e data e ora di accesso presso la sede di Auxilia.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E BASE GIURIDICA

I Suoi dati personali saranno trattati dalla Società per le seguenti finalità.

3.1 Instaurazione, esecuzione e gestione del Contratto

I dati personali di cui al paragrafo 2.1 che precede saranno trattati per la esecuzione e corretta gestione del Contratto ed in particolare per:

• la creazione e successiva gestione dell’anagrafica clienti all’interno del gestionale in uso presso la Società, • la gestione dei finanziamenti richiesti e in generale per il conseguimento dell’oggetto sociale della Società.

3.2 Sicurezza aziendale

I dati personali sono raccolti per: • il controllo degli accessi fisici (videocamere) e/o predisposizione di badge all’ingresso della Società; • la tutela e la sicurezza del patrimonio aziendale;

3.3 Attività promozionale

Previo suo specifico consenso, i Suoi dati personali, potranno essere utilizzati per uso interno ed esterno alla Società e/o da soggetti terzi (quali a titolo esemplificativo e non esaustivo Banche, Assicurazioni, etc.) per le seguenti finalità: • per attività di comunicazione o promozionali a scopo di marketing.

3.4 Attività di Customer satisfaction

I dati personali di cui al paragrafo 2.1 che precede saranno trattati da nostri incaricati interni o da Società terze specializzate in customer satisfaction per la seguente finalità:

• indagini sul grado di soddisfazione della clientela;

4. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI SUOI DATI PERSONALI – CONSEGUENZE DELL’EVENTUALE RIFIUTO

4.1 Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1 che precede è facoltativo, tuttavia il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità di instaurare, eseguire e/o di proseguire nel Contratto medesimo e/o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti – anche di legge – connessi al Contratto.

4.2 Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.2 che precede è facoltativo tuttavia il mancato conferimento comporterà come conseguenza l’impossibilità di accedere alla Società.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1 che precede è il Contratto in essere tra Auxilia e Lei che è parte del Contratto medesimo.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.2 che precede è l’interesse legittimo di Auxilia a proteggere il patrimonio aziendale e a garantire un elevato livello di sicurezza all’interno dei luoghi di lavoro di Auxilia. Si ritiene che non prevalga alcun Suo diritto, interesse o libertà fondamentale sui predetti interessi legittimi

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.3 (“Attività promozionale”) che precede è il Suo preventivo specifico consenso.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.4 (“Attività di customer satisfaction”) che precede è l’adempimento alle disposizioni contenute all’art. 5.2 del Decreto n. 31 del 22 gennaio 2014 “Regolamento recante l’attuazione dell’art. 29 del D.Lgs.13 agosto 2010 n.141”.

• • •

4.3 Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.3 e 3.4 che precedono è facoltativo, il mancato conferimento comporterà come conseguenza solo la Sua impossibilità a ricevere comunicazioni commerciali o ad essere contattati per l’attività di customer satisfaction; resta, invece, impregiudicata l’instaurazione del rapporto.

5. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei Suoi dati personali avverrà in modo lecito, corretto e trasparente, per finalità determinate, esplicite e legittime nonché mediante strumenti informatici e cartacei e nel rispetto delle leggi, regolamenti, provvedimenti adottati anche dall’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (di seguito “Garante”) nell’ambito del Contratto.

I dati personali da Lei forniti non saranno sottoposti a processi decisionali automatizzati.

6. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I destinatari dei dati personali saranno: (i) soggetti incaricati del trattamento da parte di Auxilia cui sono state fornite apposite istruzioni per iscritto:

  • dipendenti dell’ufficio Human Resource;
  • receptionist e ufficio operation (building);
  • dipendenti dell’ufficio finance e controlling e dell’ufficio payroll;
  • dipendenti dell’ufficio legal;
  • managers Auxilia;
  • dipendenti dell’ufficio Information Technologies;
  • dipendenti dell’ufficio marketing;
  • audit interno. (ii) soggetti che forniscono servizi per Auxilia da quest’ultima nominati per iscritto responsabili esterni del trattamento:
  • studio di consulenza che offre il servizio di posta certificata;
  • Consulting team;
  • Infocert Spa per la gestione della firma digitale della documentazione contrattuale. (iii) altri soggetti terzi che trattano i dati personali in qualità di titolari autonomi: società che fornisce il sistema gestionale; Istituti di credito convenzionati e non convenzionati; broker assicurativi. Per un elenco completo ed aggiornato dei soggetti destinatari dei Suoi dati personali può scrivere a Auxilia ai recapiti indicati all’art. 10 che segue “Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni”.

7. TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Suoi dati personali saranno conservati: i) per la gestione del Contratto, per tutta la durata del Contratto e per un periodo di 10 anni successivo alla cessazione del Contratto come stabilito dall’art. 2220 cod. civ., fatti salvi casi in cui l’ulteriore conservazione sia giustificate da contenziosi e/o da richieste delle autorità competenti; ii) per la conservazione delle immagini videoriprese, 48 ore. I Suoi dati personali saranno conservati sui server di Infocert dislocati in Italia nonché in archivi informatici e cartacei presso le sedi di Milano e Roma di Auxilia e nel Cloud Microsoft Azure.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI EXTRA UE

Non vi è trasferimento dei dati personali verso Paesi extra UE. Nel caso in cui fosse effettuato tale trattamento, il trasferimento dei dati all’estero sarà effettuato nel rispetto delle previsioni di legge applicabili. Come ad esempio attraverso l’utilizzazione di Data Transfer Agreement muniti delle cosiddette Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea.

9. ESERCIZIO DEI DIRITTI DA PARTE DELL’INTERESSATO

Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere b), c) e d) nonché dagli articoli 15 ss. del GDPR, La informiamo che:

  1. a)  Lei ha il diritto di chiedere l’accesso ai Suoi dati personali unitamente a indicazioni relative alla finalità del trattamento, alla categoria dei dati personali trattati, ai soggetti o categorie di soggetti ai quali essi sono stati o saranno comunicati (con indicazione dell’eventualità in cui tali soggetti siano situati in paesi terzi o siano organizzazioni internazionali), quando possibile al periodo di conservazione dei dati personali o ai criteri utilizzati per determinare tale periodo, all’esistenza dei Suoi diritti di rettifica e/o cancellazione dei dati personali, di limitazione del trattamento e di opposizione al trattamento, al Suo diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, all’origine dei dati, all’esistenza e alla logica applicata in caso di processo decisionale automatizzato. Qualora eserciti tale diritto e salvo Sue diverse indicazioni, riceverà una copia in formato elettronico dei Suoi dati personali che formano oggetto di trattamento.
  2. b)  Lei ha inoltre diritto di ottenere:
    1. la rettifica dei Suoi dati personali, qualora gli stessi risultino inesatti o incompleti;
    2. la cancellazione dei Suoi dati personali, qualora sussista una delle condizioni di cui all’art. 17 del GDPR (ad esempio: i Suoi dati personali non risultino più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, Lei decida di revocare il Suo consenso al trattamento – ove questo ne rappresenti la base giuridica – e non sussista altro fondamento giuridico per il trattamento stesso, Lei si opponga al trattamento e non prevalga altro interesse legittimo del Titolare, i Suoi dati personali siano trattati illecitamente);
    3. la limitazione del trattamento dei dati personali che La riguardano 1) per il tempo necessario a Auxilia ad appurare l’esattezza dei Suoi dati personali (nel caso in cui Lei l’abbia contestata), o 2) qualora il trattamento dei dati personali risulti illecito e Lei chieda, in luogo della cancellazione dei Suoi dati personali, la limitazione del relativo trattamento, o 3) quando Auxilia non abbia più bisogno dei Suoi dati personali ma gli stessi siano per Lei necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, o, infine, 4) per il tempo necessario a valutare l’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto ai Suoi, qualora Lei si sia opposto al trattamento dei Suoi dati personali ai sensi del punto c che segue;
    4. i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati (cd. diritto alla portabilità dei dati). Se di Suo interesse, potrà chiedere ad Auxilia di trasmettere i Suoi dati personali direttamente all’altro titolare, se ciò risulterà tecnicamente fattibile.
  3. c)  Lei ha inoltre diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali, qualora tale trattamento sia effettuato ai sensi dell’art. 6.1 lett. e) (i.e. per l’esecuzione di un compito pubblico di cui è investito il Titolare) o lett. f) (i.e. per perseguire un legittimo interesse del Titolare) del GDPR, a meno che non sussistano motivi legittimi cogenti del Titolare a procedere al trattamento, ai sensi dell’art. 21 del GDPR.
  4. d)  Lei ha il diritto di revocare in ogni momento il consenso, ove prestato senza pregiudicare la liceità del trattamento dei Suoi dati personali basato sul consenso ed effettuato prima della revoca.
  5. e)  Qualora effettuato un trattamento automatizzato, Lei ha inoltre il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su tale trattamento, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che la riguardano o che indica in modo analogo significativamente sulla sua persona, avendo altresì il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del titolare, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.
  6. f)  Qualora non sia soddisfatto del trattamento dei Suoi dati personali da Auxilia effettuato, potrà proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale di tale autorità (www.garanteprivacy.it).
  7. g)  Le eventuali rettifiche o cancellazioni dei Suoi dati personali o limitazioni del trattamento effettuate su Sua richiesta – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno da Auxilia comunicate a ciascuno

h)

dei destinatari cui saranno stati eventualmente trasmessi i Suoi dati personali in conformità alla presente informativa. L’esercizio dei diritti che precedono non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Potremo solo richiederLe di verificare la Sua identità prima di intraprendere ulteriori azioni a seguito della Sua richiesta.

10. CONTATTI PER L’ESERCIZIO DEI DIRITTI DELL’INTERESSATO E PER ULTERIORI INFORMAZIONI

Per l’esercizio dei Suoi diritti e/o per ottenere qualsiasi tipo di informazione in merito alla presente informativa può inviare una comunicazione scritta a: Auxilia Finance S.p.A., con sede legale in Roma, Via Cesare Beccaria, 16, C.F. e P. Iva 11039431009 ed iscritta al Registro delle Imprese di Roma al n.° 1274606; telefono: +39 06 95944950; fax: +39 06 97998522; e-mail: e-mail: [email protected]

 

Ultimo aggiornamento: 19/02/2019