Quanto tempo passi, ogni giorno, a spulciare tra le email di lavoro per risalire a scadenze, informazioni, dati, documenti? Meglio non pensarci…
Invece no, rifletti. Barcamenarsi tra fiumi e fiumi di email per trovare quello che cerchi, e magari uscirne a mani vuote, è una bella perdita di tempo. Tempo che potresti investire in attività di gran lunga più produttive.
Abbiamo qualcosa da consigliarti: ci sono tool pensati proprio per ordinare le informazioni che riguardano i tuoi progetti di lavoro. In questo post ti parliamo di Slack, Asana e Trello e ti spieghiamo come possono aiutarti a:
- essere sempre organizzato;
- risparmiare tempo;
- portare a termine i tuoi compiti.
Andiamo a scoprirli uno per uno.
Slack, il tool che ti disimpegna
“Be less busy”. Sembra un sogno, eppure basta un pizzico di organizzazione per iniziare a realizzarlo. Con l’app gratuita di Slack puoi strutturare meglio i tuoi progetti di lavoro e, soprattutto, puoi ordinare lo scambio di informazioni con il tuo team.
Una volta che ti sarai registrato, distingui gli argomenti di discussione e lo scambio di materiali in diversi canali tematici. Lo puoi fare attraverso dei semplici hashtag che faranno da spartiacque tra i vari argomenti. Sarà come formare tanti piccoli e ordinati ruscelli partendo da un unico grande fiume in piena. Questo faciliterà di molto la tua navigazione nel lavoro.
Nella versione base di Slack:
- Archivi fino a 10k di messaggi.
- Hai uno storage di 5GB per team.
- Puoi integrare fino a 10 servizi (Dropbox, GitHub, Google Drive, Hangouts, Twitter o altro).
- Puoi chiamare gratuitamente due numeri.
Inizi a sentirti già un po’ meno “busy”, non è così? Fai un giro su Slack per capire meglio come funziona.
Asana. Meno stress e più organizzazione
Con il termine “asana” si fa riferimento alle diverse posizioni dello yoga. Be’, qui non ti parleremo di yoga, ma di uno strumento che ti permette comunque di eliminare un bel po’ di stress da disorganizzazione.
Asana è un tool gratuito molto simile a Slack. Immaginalo come una piramide capovolta strutturata in 4 livelli:
- Organizzazione. È il gruppo di lavoro. Per crearlo basterà che tu e i tuoi colleghi vi iscriviate con la vostra email aziendale.
- Team. È il sottoinsieme dell’organizzazione. Se fai parte di un’azienda molto strutturata, forse avrai bisogno di creare più team che si occupano di diversi progetti.
- Progetto. Contiene tutti i compiti da portare a termine relativi a un determinato progetto. Compiti che si chiamano “task”, la più piccola unità di Asana. Non solo: per ogni progetto si può aprire una conversazione per comunicare con gli altri membri del team e si possono allegare file utili.
- Task. Può essere qualsiasi azione: chiamare il cliente X, fare un report, scrivere un comunicato stampa, ecc… Quando completi un task lo spunti (ed è un momento di grande gioia).
Con Asana, i vari membri dei team possono tenere sott’occhio le proprie to do list e seguire l’avanzamento dei lavori dei progetti in cui sono coinvolti. Non male, vero?
La versione gratuita di Asana prevede un numero illimitato di task, progetti e conversazioni, e supporta un team composto da massimo 15 persone.
Scopri Asana e metti ordine nei tuoi progetti.
Trello e i cartelli che aumentano la produttività
Ora facciamo un salto dallo yoga alle case automobilistiche, perché lo strumento di cui ti parliamo adesso adotta un paradigma diffuso negli anni ’80 dalla Toyota. Parliamo del sistema Kanban, un metodo per organizzare il lavoro e renderlo più produttivo. Kanban, termine giapponese, significa cartello. Ed è proprio il cartello l’unità base di Trello.
Trello ti fa visualizzare i compiti in forma di piccoli cartelli (ossia schede) che vengono inseriti in diverse liste su una bacheca.
Ma diamo un nome più preciso alle 3 componenti di Trello:
- Bacheca. Rappresenta il tuo progetto di lavoro. Se hai più progetti, puoi dedicare a ognuno una bacheca.
- Liste. Sono le diverse fasi in cui viene organizzato un progetto. Trello di default crea tre liste (to do, doing e done) ma tu puoi creare liste personalizzate.
- Scheda. È l’equivalente del task di Asana e può essere spostata da una lista all’altra. In ogni scheda si possono lasciare commenti, caricare allegati, aggiungere checklist, segnare la scadenza entro cui il compito deve essere svolto, invitare altri membri del team, ecc…
Con la versione base di Trello:
- Hai un numero illimitato di bacheche, liste, schede e membri del team.
- Puoi integrare Box, Drive e Dropbox.
- Carichi fino a 10MB di allegati.
Se il sistema Kanban ti ha incuriosito, registrati su Trello per sperimentarlo.
Allora, hai già scelto quale tool metterai nel tuo taschino?
